Tietosuojaseloste

Tietosuoja on keskeinen osa Niiralan Kulman toimintaa. Sitoudumme pitämään henkilötiedot turvassa. Tietojen suojaaminen ja luottamus ovat toimintamme ehdoton edellytys.  

Tämän tietosuojaselosteen avulla kerromme keskeiset käytäntömme tietojen keräämisestä, käyttämisestä ja säilyttämisestä sekä asiakasrekisterissä olevien rekisteröityjen oikeuksista. Rekisteröidyillä tarkoitetaan asiakkaita.

Rekisterin pitäjä

Niiralan Kulma Oy
Hatsalankatu 37
70110 KUOPIO

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Niiralan Kulma Oy
Tietosuojavastaava
Hatsalankatu 37
70110 KUOPIO
tietosuojavastaava@niiralankulma.fi

 

Rekisterin nimi

Niiralan Kulma Oy:n asiakasrekisteri. Rekisterin rekisteröityjä ovat Niiralan Kulma Oy:n asunnon hakijat, asukkaat ja muut sopimuksiin liittyvät osapuolet ja muut sidosryhmät.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tiedot tallentuvat Niiralan Kulman kiinteistö- ja asiakastietojärjestelmään. Tietoja käytetään asukasvalintaan, vuokrareskontran ylläpitoon, vuokrasaatavien perintään, vuokrasuhteen elinkaaren aikaiseen hoitoon sekä käyttöoikeushallintaan. Lisäksi rekisteriä käytetään viranomaisvelvoitteiden täyttämiseen, tilastointiin ja asukasviestintään.

Rekisterin tietosisältö

Järjestelmään tallentuvat asuntohakemukseen täytetyt asunnon hakijoiden henkilötiedot kuten hakijan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, asunnonhakuperusteet ja ilmoitetut tulo- ja varallisuustiedot, jotka hakija itse ilmoittaa asunnonhakuvaiheessa sekä asiakaspuhelut. Näiden tietojen lisäksi hakijan on mahdollista tallentaa muita hakemukseen liittyviä tietoja kuten kansallisuus tai asunnon tarpeeseen vaikuttavat tekijät. Lisäksi hakija tallentaa muiden ruokakuntansa jäsenten henkilötiedot. 

Rekisteri sisältää vuokrasopimustiedot ja vuokravakuustiedot. Asukkaiksi valituista tallentuu myös asumisen aikaiset historia- ja tapahtumatiedot kuten vuokranmaksuun ja asunnon hallintaan liittyvät tiedot. Rekisteriin tallennetaan myös edunvalvontaan ja jälleenvuokrasuhteeseen liittyvät tiedot. 

Vuokrasopimus tallennetaan sähköiseen arkistojärjestelmään ja sähköisen allekirjoituksen osalta myös sähköiseen allekirjoituspalveluun.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietolähteitä ovat asiakkaan asuntohakemukseen luovuttamat tiedot tai asiakkaan muuten luovuttamat tiedot sekä pankin kautta tulevat vuokranmaksutiedot ja asiakaspuhelut. 

Järjestelmän tietolähteenä luottotietojen tarkistamiseen on luottotietoyhtiö. Väestörekisterikeskukselta saatavaa osoitetietoa käytetään asukkaan edellisen tai seuraavan asuinosoitteen tarkistamiseen, vakuuden palauttamiseen tai saataviin liittyen.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Ilman rekisteröidyn lupaa järjestelmän tietoja voidaan luovuttaa ulkopuoliselle vain, jos rekisterinpitäjällä on siihen velvollisuus lain, viranomaismääräyksen tai muun pakottavan syyn vuoksi. Asiakastietojen luovutukseen kolmannelle osapuolelle rekisterinpitäjä pyytää luvan rekisteröidyltä ja rekisteröity voi peruuttaa luvan kirjallisesti.

Viranomaisille:
Tiedot asukasvalinnoista ja Niiralan Kulmassa tapahtuvista asuntojen vaihdoista toimitetaan valvovalle viranomaiselle sähköisesti turvasähköpostilla. Valvova viranomainen saa viranomaistehtäviinsä liittyvät tarpeelliset tiedot. 

Kansaneläkelaitos saa järjestelmästä tiedot niistä henkilöistä, jotka saavat asumistukea.

Perimistoimenpiteissä nostetaan velkomuskanteita käräjäoikeudelle, jotka toimitetaan sähköisesti käräjäoikeudelle turvasähköpostilla tai Oikeusministeriön sähköisen asiointisivuston kautta.

Sopimuskumppaneille:
Huoneistojen kunnossapidosta ja ovien avauksista vastaaville sopimuskumppaneille luovutetaan asiakkaan nimi- ja yhteystiedot.

Kiinteistö- ja asiakastietojärjestelmästä luovutetaan säännöllisesti henkilötietoja (nimi, osoite, synty-mäaika, yhteystiedot) avainten ylläpito- ja luovutuspalvelusta vastaavalle yritykselle. Avainhallinnasta vastaava yritys tarvitsee ajantasaiset asukkaan henkilötiedot huoneiston avainten luovuttamisen ja vastaanoton oikeellisuuden varmentamiseksi. 

Vakuutusyhtiö saa tiedot sähköisesti turvasähköpostilla Niiralan Kulman omistamien kiinteistöjen alueella tapahtuvista henkilövahingoista, jotka ovat kiinteistön omistajan vastuulla.
 
Perintäyhtiölle luovutetaan asumisen päättymisen jälkeen tiedot asiakkaan maksamattomasta velasta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle:

Tietoja ei luovuteta EU-alueen ja ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Kaikkien rekisteritietojen käyttöoikeudet on määritelty työtehtäviin liittyen siten, että tietojen käsittely on luottamuksellista. Työsopimusta solmittaessa Niiralan Kulman työntekijä sitoutuu työssään ja työnsä ulkopuolella vaitioloon tehtäväänsä liittyvissä tai tietoonsa tulleissa luottamuksellisissa asiois-sa. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työsuhteen päätyttyä. Vaitiolovelvollisuus koskee myös Niiralan Kulman yhteistyökumppaneita ja heidän alihankkijoitaan.

Niiralan Kulman toimitiloissa on käytössä kulunvalvonta. Tiloihin on pääsy Niiralan Kulman henkilökunnalla. Tiloihin on pääsy myös sekä ulkoistetun siivouspalvelun henkilöillä, että ulkoistetun IT-ylläpidon kumppaneilla, joilla ei ole pääsyä sähköisiin rekistereihin. 

Sähköinen aineisto käsitellään pääasiassa kiinteistö- ja asiakastietojärjestelmässä. Hakemusten ja niiden perusteella tehtyjen vuokrasopimusten arkisto on sähköisessä arkistojärjestelmässä. Sähköisesti allekirjoitettujen vuokrasopimusten arkisto on allekirjoituspalvelussa.

Paperiaineistoa säilytetään tarkoitukseen varatuissa lukituissa tiloissa. Paperiaineistot siirretään sähköisiin järjestelmiin ja paperiaineistot tuhotaan, kun siirto on tehty. Ulkopuolinen tietoturvapalveluyri-tys tuhoaa paperiaineiston erikseen määritellyn säilytysajan umpeuduttua. Hävitettäväksi tarkoitettujen paperien väliaikainen säilytyspaikka on lukollisessa tietoturvasäiliössä. 

Asiakaspuhelut tallennetaan yhteistyökumppanimme suojatulle palvelimelle.

Järjestelmissä on tehtäväkohtaisesti rajatut käyttöoikeudet. Järjestelmät on suojattu palomuurien, salasanojen ja muiden teknisten keinojen avulla. Järjestelmät on varmistettu ja niiden palvelimet sijaitsevat suojatuissa tiloissa. Järjestelmätoimittajat huolehtivat osaltaan tietosuoja-asetukseen liittyvien oikeuksien toteuttamisesta omilla toimillaan. 

Asiakkaan oikeudet henkilötietojensa käsittelyyn liittyen

Oikeus tarkistaa ja korjata henkilötietonsa

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia tarvittaessa niiden korjaamista tai puutteellisten tietojen täydentämistä. 

Asunnon hakemiseen ja asumiseen liittyviä tietoja täydennetään ja korjataan ottamalla yhteyttä Niiralan Kulman asiakaspalveluun. Sopimussuhteiset asukkaat voivat kirjautua Niiralan Kulman sähköisiin palveluihin ja tarkastella tietojaan sekä muuttaa joitakin sopimussuhteeseensa liittyviä tietoja. 

Tietosuoja-asetuksen mukaiset tietopyynnöt, tarkastukset, korjaukset ja oikaisupyynnöt tulee esittää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Rekisterien tietopyyntölomakkeita saa Niiralan Kulman asiakaspalvelusta toimiston aukioloaikoina.

Lomake on toimitettava henkilökohtaisesti Niiralan Kulman toimistoon. Tietopyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkastetaan, kun lomake vastaanotetaan. Lomake toimitetaan osoitteeseen:

Niiralan Kulma Oy
Tietosuoja 
Hatsalankatu 37
70110 KUOPIO

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa eli pääsääntöisesti 30 päivän kuluessa. Tietopyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkastetaan, kun tiedot luovutetaan.

Oikeus pyytää poistamaan henkilötietonsa 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä. Tietojen mahdollista poistamista tarkastellaan tapauskohtaisesti ja lainsäädännön asettamien rajoitusten mukaan. Lisäksi toimialan käytännesäännöt ohjaavat tietojen pitkäaikaista säilyttämistä, kuten asuntojen korjaushistoriaa koskevia merkintöjä sekä asumiseen liittyviä huomioita.

Rekisteröityjen asuntohakemusten tiedot liitteineen säilytetään viisi vuotta aravalainsäädännön (aravalaki ja aravarajoituslaki) mukaisesti. Asuntohakemus on järjestelmässä automaattisesti voimassa kolme kuukautta kerrallaan Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus ARA:n ohjeistuksen mukaisesti. 

Rekisteröidyn tiedot voidaan poistaa rekisteristä, mikäli hänen ja Niiralan Kulman välinen asiakkuus-suhde on päättynyt, asiakas on hoitanut velvoitteensa ja kaikki asiakassuhteeseen liittyvät keskeneräiset asiat on saatu päätökseen. 

Tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tulla unohdetuksi tulee esittää rekisterinpitäjälle kirjallisesti. Lomakkeen saa Niiralan Kulman asiakaspalvelusta toimiston aukioloaikoina. 

Irtisanotut sopimukset säilyvät sopimusten arkistointijärjestelmässä vähintään viisi vuotta irtisanomis-vuoden jälkeen. Säilytysaika perustuu aravalainsäädäntöön (aravalaki ja aravarajoituslaki).

Rekisteröidyn muut oikeudet

Rekisteröidyillä on myös muita EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksia kuten oikeus henkilötietojen käsittelyn rajoittamiseen ja vastustamiseen tietyissä tilanteissa (suoramarkkinointi, etämyynti, mielipidetiedustelut). 

Niiralan Kulman verkkosivustolla käytetään evästeitä tilastollisen tiedon tuottamiseen ja sisäänkirjau-tumisen muistamiseen. Evästeet on mahdollista ottaa pois käytöstä. Poistaminen tapahtuu selaimen asetuksista. Jos toiminto kytketään pois, on hyvä ottaa huomioon, että joidenkin palveluiden asian-mukainen toiminta voi estyä.

Mikäli rekisteröity katsoo, että hänen tietojaan on käsitelty tietosuojaselosteen ja kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus valittaa toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
 
Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Käyntiosoite: Ratapihantie 9 (6 krs.), 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi